Conservazione digitale dell’e-fattura: che cos’è e quali vantaggi comporta
La procedura per conservare a norma di legge le fatture digitali è stata dettagliatamente descritta dal Legislatore. Il procedimento è costituito da alcuni chiari passaggi, indispensabili per conferire valore legale e temporale al documento elettronico.
Come noto, dal 1° gennaio 2019 in Italia è stato introdotto l’obbligo di emettere la fattura elettronica per le transazioni commerciali tra le imprese (B2B) e verso i privati (B2C). La corretta gestione dei documenti fiscali in formato digitale non si limita al processo di compilazione, emissione e trasmissione del file al Sistema di Interscambio.
Vi è infatti da considerare un ultimo ma decisamente importante passaggio: quello della conservazione digitale dell’e-fattura. Come spiega in maniera approfondita la guida alla conservazione delle fatture elettroniche scritta dai professionisti di Danea, per custodire a norma di legge i file fiscali non è sufficiente eseguire un semplice backup o salvarli sul Cloud.
La conservazione a norma dei documenti digitali richiede infatti che si segua un preciso procedimento informatico. Tale procedura è stata introdotta dall’autorità competente al fine di conferire valore legale alla documentazione elettronica e di garantire che tale valore si protragga nel tempo. Con lo scopo di minimizzare il margine di errore nel completamento della procedura, il Legislatore ha messo bene in chiaro quali siano gli step da seguire per conservare in maniera adeguata le fatture elettroniche emesse verso i privati, le imprese e la Pubblica Amministrazione.
Il primo passaggio riguarda ovviamente l’emissione a regola d’arte del documento, che deve essere prodotto esclusivamente in formato XML. La sigla, che sta per eXtensible Markup Language, indica un linguaggio che consente di velocizzare il processo di contabilizzazione dei dati, di ridurre significativamente i costi e di limitare gli errori dovuti alla trascrizione manuale dei numeri.
Perché sia adeguatamente conservato, al file XML dovrà quindi essere applicata la firma digitale qualificata, che risponde ai criteri di autenticità, non ripudiabilità e integrità.
Il documento elettronico dovrà successivamente essere indicizzato. In parole semplici, gli verranno assegnati dei dati (il numero di fattura, per esempio) che consentiranno di reperirlo con facilità in qualsiasi momento e di estrarlo velocemente dal cosiddetto “armadio virtuale” in cui sarà conservato. L’e-fattura verrà infatti assegnata a un lotto di conservazione, che è generalmente composto da tutti i documenti elettronici emessi in un arco di tempo simile.
Per concludere, il lotto verrà chiuso e conservato per dieci anni con l’apposizione della marca temporale e con la firma qualificata del Responsabile della Conservazione.
